根据法律法规聘用和任命公司秘书

新加坡会计与企业管制局(ACRA)规定，每家公司必须在成立后六个月内雇用和任命一名公司秘书。公司秘书将是确保公司履行法律要求的行政和报告责任和义务的主要负责人。一些新成立的公司的法定要求包括报告年度报告以及记录和报告董事会决议。

公司秘书的重要性

因为公司秘书在公司中扮演着几个角色，找到一个称职可靠的公司秘书企业绝对是一个极其重要的过程，不可小觑。

公司秘书在法律合规中的作用和责任非常重要，因为任何在法律合规中的失职都会给公司及其成员带来严重的后果。

由于许多合规和报告要求是由法律规定的，任何不符合都是非法的。任何在合规方面犯下的错误，往往都会带来高昂的成本，并会受到惩罚，包括罚款、监禁和解雇公司董事或秘书。

因此，公司秘书在确保公司顺利运营和维护法律和合规环境中的诚信方面极其重要。

公司秘书所扮演的角色

由于公司秘书的工作范围广、职责多，所以公司秘书在公司中经常扮演各种角色，以下是公司秘书应该扮演的一些角色。

1.行政人员

公司秘书的主要作用是当一名行政人员。这也是能让公司秘书对公司贡献最大的角色。公司秘书作为管理人员，负责与会计和企业控制局有关的任何合规工作，并确保公司能够在截止日期内履行其法定职责，如按时报告年度报表。

年度股东大会和特别股东大会的议程和会议记录由公司秘书准备和维护。公司秘书还负责与公司股份管理相关的行政任务，如股份的发行和转让以及股份记录的维护。

一般来说，公司秘书是公司所有行政和合规相关职能的骨干。他们必须确保公司完全、及时地满足监管机构(如会计和公司控制局)制定的所有法律要求。公司的董事只有在公司秘书妥善完成所有行政职责的情况下，才能集中精力处理业务。

2.公司顾问

因为公司秘书对法律和合规结构以及内部治理有着广泛的了解，所以公司秘书经常被要求提供建议。他们经常与公司董事和股东沟通，为他们提供有关公司的关键信息，以制定战略或补充决策过程。公司秘书还可以指出任何不符合合规要求的公司政策，并帮助董事做出任何必要的更改。公司秘书提供的建议和意见可以确保公司按照法律和合规框架正确开展业务。

3.公司信托

虽然可能只有少数人知道，但还是很重要的。公司秘书的角色是公司的信任。既然公司秘书起着信任的作用，就必须真诚地以公司的最大利益为出发点，避免或披露任何可能的利益冲突。就像其他公司成员一样，公司秘书必须按照《公司法》和《公司章程》工作。

公司秘书的要求

《公司法》第171条主要针对公司秘书，确立了公司秘书的聘用标准。需要注意的是第一条，规定公司秘书必须在新加坡长期居住。这包括新加坡公民、永久居民和商业入境许可证持有者。

第1(A)节还规定，公司秘书必须具备“履行公司秘书职责所必需的知识和经验”。

对于上市公司，会计和企业控制局将公司秘书定义为专业注册记者或符合要求的合格人员。

对于私人公司，任何新加坡公民或长期居住在新加坡的永久居民都有资格被任命为公司秘书。